Nous faisons tous face à la même problématique lorsqu’il s’agit d’être productif : les journées ne sont pas extensibles !! Pourtant certaines personnes semblent avoir 2 fois plus de temps que nous !! Vous vous êtes sans doute faits cette remarque en écoutant un de vos amis parler à la fois de sa réussite professionnelle, de ses loisirs et du temps qu’il passe avec ses enfants.
Nous aspirons tous à réussir notre vie professionnelle et à avoir du temps pour profiter de la vie. Il n’y a donc pas de plus grande ambition que de réussir à faire plus avec le temps limité que nous avons, en d’autres termes : augmenter sa productivité.
Le sentiment qui vous habite après une journée où vous avez été super-productif est assez incroyable. Avec la bonne approche, vous pouvez rendre ce sentiment quotidien sans pour autant travailler plus longtemps, il vous suffit de travailler de façon plus intelligente !
Le but de cet article est de vous donner différentes astuces faciles à mettre en œuvre pour travailler de façon plus intelligente.
Les actions urgentes ont un énorme défaut, elles ne sont généralement pas importantes, si vous ne travaillez que dans l’urgence vous pouvez vous retrouver des jours et même des semaines sans toucher à ce qui est important. Les gens productifs sont doués pour détecter lorsque l’incendie est éteint et qu’ils peuvent alors se consacrer à nouveau sur ce qui est important tout en déléguant les petites actions urgentes.
Evitez absolument de commencer un sujet, puis de le mettre en attente et de le reprendre à un autre moment. Revenir sur les choses deux fois est un vrai gaspillage de temps car vous devez vous replonger dans le contexte à chaque fois. Par exemple lorsque vous recevez un mail avec une action à traiter vous n’avez que 3 possibilités :
- Agir
- Déléguer
- Supprimer
Mettre le mail de côté pour traiter l’action un peu plus tard (ce qu’on fait tous quotidiennement) est une grosse erreur !!
Je cherchais un autre mot que chiant, mais il faut appeler un chat, un chat. Le matin appliquez-vous à cette règle : faites l’action la moins glamour de votre journée en premier (si vous la connaissez déjà) il ne restera que des choses plus intéressantes après pour animer votre esprit créatif.
Derrière le mythe de la femme qui sait faire plusieurs choses à la fois se cache en fait un des plus gros détracteurs à la productivité. Une recherche menée à l’université de Stanford confirme que d’être multitâches est moins productif que de faire une seule chose à la fois. On ne peut pas prêter une aussi bonne attention à plusieurs flux d’informations. Cette étude a aussi montré que ceux qui pratiquent souvent le multitâche, et qui sont donc convaincus que c’est la meilleure méthode, sont les plus mauvais pour en faire… Ce sont ceux ont le plus de mal à s’organiser et donc les plus lents à passer d’une tâche à l’autre.
Pour être plus productif vous devez préparer votre journée du lendemain avant de quitter votre bureau. Cela vous aide à faire le bilan de ce que vous avez accompli dans la journée et vous assure que demain sera aussi une journée productive. Cela ne prend que quelques minutes et c’est une très bonne façon de conclure une journée de travail.
Les réunions sont sans doute les moments où vous perdez le plus de temps dans une journée. … Pour être productif vous devez avoir un objectif précis pour chaque meeting, l’annoncer dès le début et prévenir les membres que vous vous y tiendrez. Sans but précis rien ne peut arrêter un meeting à part de devoir être présent à un autre meeting…
Non est un mot très puissant que vous ne devez pas avoir peur d’utiliser. Il est beaucoup plus efficace qu’un « je ne suis pas certain » ou qu’un « je ne pense pas que ».
Dire non à un nouvel engagement vous assure d’honorer vos engagements existants avec plus de facilité. Une recherche menée à l’université de San Fransisco montre que plus vous avez du mal à dire non plus vous êtes sujet au stress et au burn out.
Pour être ultra-productif vous ne devez pas laisser les mails être une perturbation constante. Si je prends mon exemple, je reçois environ 150 mails par jour dans mon travail de manager et une cinquantaine pour Jamais sans ma cravate. Ce qui fait 200 événements par jour qui arrivent à un moment non planifié. Il vaut mieux vous garder quelques moments dédiés dans la journée pour la lecture de vos mails et leur donner une priorité en fonction de l’expéditeur. Vous pouvez toutefois programmer des alertes pour certains expéditeurs particuliers comme un client privilégié qui ne pourrait pas attendre.
Est-ce que vous avez déjà fait attention au nombre de fois où vous checkez votre téléphone dans la journée ? Et le nombre de fois ou cela ne sert à rien (aucune notification, ou même pire, une notification inutile). On a évoqué plus haut le cas de l’e-mail paramétré pour ne vous avertir que dans des cas particuliers. Mais n’hésitez pas à paramétrer d’autres alertes pertinentes (une actu liée à votre secteur d’activité, une action qui atteint un certain niveau de valeur, etc…)
Vous gagnerez du temps si l’information vient à vous plutôt que d’aller la chercher. Et comme évoqué dans le point précédent, pour ne pas être déranger vous pouvez lire ces informations à des moments bien choisis. Des applications comme IFTTT peuvent être bien utiles pour ces alertes conditionnelles.
Vous voyez, ces conseils sont très faciles à appliquer. Vous êtes peut-être en vacances en ce moment mais je vous invite à vous y mettre dés Lundi prochain 😉